Remboursement : Frais professionnels liés au télétravail ou au travail à domicile
Conformément à l’article L.1222-9 du Code du travail, le télétravail permet au salarié d’exercer son activité à distance.
La mise en œuvre du télétravail au sein des entreprises peut engendrer dans une certaine mesure une indemnisation au titre des frais professionnels bénéficiant sous conditions d’une exonération de charges sociales.
Il existe deux modes différents de remboursement des frais liés au télétravail :
- l’allocation forfaitaire ;
- le remboursement des frais réels.
Bon à savoir : A noter que les assimilés salariés sont également concernés par le régime juridique visé ci-dessous.
Identification des frais remboursables
Le régime juridique du télétravail pour le remboursement des frais trouve sa source au sein du Bulletin Officiel de la Sécurité Sociale – (BOSS) notemment le paragraphe n°1790 du Chapitre 7. A noter que le BOSS en qualité de source officielle est opposable à l’administration.
Si le paragraphe n°1790 du BOSS détaille les frais professionnels, le Chapitre 7 quant à lui, fait le point sur les frais liés au télétravail exclus de l’assiette des cotisations sociales.
Bon à savoir : Seules les charges à caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi sont exonérés de cotisations sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié.
Trois catégories de frais peuvent être identifiées :
- les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel;
- les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique ;
- les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses – ( arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale).
Ces frais peuvent être exclus de l’assiette des cotisations. D’autres frais sont admis si l’employeur prouve leur lien avec le télétravail et l’activité professionnelle du salarié.
Une fois les frais identifiés, l’employeur détermine le mode de remboursement qui lui convient à savoir : forfaitaire ou au réel.
Exonération de charges sociales et remboursement au réel des frais de télétravail
Le remboursement des frais peut se faire sur justificatif. Les frais pris en compte sont:
Le local
Pour le télétravailleur locataire : montant du loyer ou, à défaut de loyer, valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l’usage professionnel.
Pour le télétravailleur propriétaire : Taxe d’habitation, taxe foncière sur les propriétés bâties, taxes régionales, départementales ou communales comme la taxe d’enlèvement d’ordures ménagères, charges de copropriété, assurance multirisques habitation, valeur locative également.
Frais variables
– Chauffage et/ou climatisation
– Electricité
Aménagement
– fauteuil
– bureau
– meuble de rangement
– lampes
Frai de mise en conformité
– diagnostic de conformité
– installation de prises téléphoniques ou électriques
– mise en conformité avec la législation du travail
Matériels informatiques et périphériques
– ordinateur
– imprimante
– papiers
– encre
Abonnement internet, téléphone
Les frais sont à prendre à leur valeur réelle sur présentation de justificatif en proportion de leur utilisation dans le cadre professionnel.
Pour les dépenses d’aménagement ou de matériels informatiques, il y a deux cas de figures :
- le matériel a été prêté par l’entreprise, il n’y a donc pas de remboursement possible.
- le matériel est acheté par le salarié pour le compte de l’entreprise mais le salarié en sera propriétaire. Ces frais sont alors remboursés à hauteur de 50% des factures justificatives.
Un autre mode d’exonération est également possible, il s’agit du remboursement forfaitaire.
Exonération de charges sociales et remboursement forfaitaire
Pour éviter de traiter les nombreux justificatifs et une prise en compte du temps ou de la partie à usage professionnel, il est aussi proposé d’indemniser le salarié de façon forfaitaire.
Il est admis par l’URSSAF qu’une journée de télétravail par semaine correspond à 10 euros par mois d’indemnité forfaitaire. Pour 2 jours de télétravail, les indemnités sont de 20 euros par mois.
Le plafond de cette indemnité forfaitaire est exonéré de cotisations et contributions sociales dès lors que son montant journalier n’excède pas 2,50 euros, dans la limite de 55 euros par mois. En cas de dépassement de ce plafond, il faut utiliser la méthode réelle et produire les justificatifs ci-dessus visés.
Bon à savoir : Le télétravailleur peut bénéficier des tickets restaurants, au même titre que ceux qui ne sont pas en télétravail – ( ANI 19 juillet 2005).
Fascicule mis à jour le 12 mai 2021.
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