Voiture de fonction et frais de carburant
En principe et hors prise en charge forfaitaire, les frais du carburant utilisé pour l’usage privé et pris en charge par l’employeur sont pris en compte pour leur valeur réelle pour l’évaluation de l’avantage en nature.
Lorsque l’employeur met à disposition une voiture de fonction à un collaborateur, il est possible d’identifier trois types de situations différentes concernant la gestion du carburant :
- Les frais de carburant pour un usage à titre privé sont pris en charge par l’employeur ;
- Les frais de carburant pour un usage à titre privé ne sont pas pris en charge – (dans ce cas seul le véhicule est pris en charge) ;
- Les frais de carburant pour un usage à titre privé sont pris en charge mais en partie seulement.
Si les deux premières hypothèses n’appellent pas de remarques particulières, l’existence de restrictions sur l’usage du carburant à titre privé impose certaines précautions.
La limitation des frais de carburant pour un usage à titre privé
L’employeur devra respecter une égalité de traitements pour des salariés placés dans une situation similaire. Ce dernier devra utiliser des critères objectifs.
L’employeur a la possibilité de limiter l’avantage en nature de salariés en ajoutant des conditions (plafond kilométriques toléré par exemple…). Il faut distinguer l’usage professionnel qui doit être pris en charge et l’usage privé qui peut être restreint.
La modification de l’avantage en nature est un élément essentiel du contrat de travail et nécessite l’accord du salarié par un avenant au contrat de travail.
L’absence de prise en charge des frais de carburant
Si l’employeur ne prend pas en charge le carburant correspondant à l’usage privé du véhicule, il doit en apporter la preuve. Cette preuve peut être apportée par tout moyen.
L’administration de la preuve et sa légalité sont également les réelles difficultés dans cette hypothèse.
A titre d’exemple, le BOSS illustre la situation par le fait d’imposer au salarié d’effectuer le plein avec une carte essence, le vendredi soir et de lui imposer également un plein le lundi matin à sa charge afin de constituer un moyen de preuve suffisant.
Selon nous, l’obligation de réaliser un plein à la charge du salarié sur son véhicule de fonction (qui est acceptable au travers les règles de sécurité sociale) ne l’est pas nécessairement en droit social.
Il conviendra de veiller à ce que la mesure de contrôle ne soit ni dénigrante et vexatoire pour le salarié et n’entraîne pas de contrainte sur ses moyens de paiement personnel.
Il est possible d’effectuer des calculs par anticipation en lien avec la consommation pour usage professionnelle, afin de déduire la partie strictement réservée à un usage professionnel. Ex : le salarié ne se déplace à titre professionnelle qu’une fois par mois pour réaliser un aller/retour sur un lieu connu à l’avance par l’employeur à 300 Km du siège. Dans ce cas il est aisé de déterminer la partie de consommation de carburant à usage professionnelle. Le salarié consommera uniquement 600 km à titre professionnelle, toute la consommation restante sera à sa charge.
Bon à savoir : En revanche, le blocage de la carte essence, par exemple durant le week-end, ne suffit pas à prouver que le salarié paie son carburant, le plein de carburant ayant pu être effectué la veille du congé hebdomadaire.
Pour autant, l’usage de la carte essence durant le week-end s’il est interdit, est constitutif d’une faute pouvant être sanctionnée.
Il conviendra, le cas échéant de dénoncer précédemment les usages en la matière.
Fascicule mis à jour le 21 janvier 2025.
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