Bulletin de paie Electronique : Régime Juridique
L’employeur doit remettre un bulletin de paie au salarié, le bulletin peut être remis soit par :
- support papier ;
- voie postale ;
- support électronique ;
- ou par tout autre moyen.
Lorsque l’employeur ou le prestataire remet au salarié le bulletin de paie par voie électronique, celui-ci doit garantir l’accessibilité des bulletins de paie par le service en ligne – (R.3243-9 du Code du travail).
Lorsque la remise du bulletin de paie s’effectue par voie électronique, le salarié doit pouvoir récupérer à tout moment l’intégralité de ses bulletins de paie. La manipulation ne doit être ni complexe ni répétitive – (D.3243-8 alinéa 3 du Code du travail).
Dès lors que le service de mise à disposition du bulletin de paie est sujet à une fermeture, les salariés doivent être informés au moins 3 mois avant la fermeture du service afin qu’ils puissent récupérer leurs bulletins de paie stockés – (D.3243-8 du Code du travail).
A noter : Dès lors que l’employeur décide de procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique, celui-ci doit informer le salarié par tout moyen conférant date certaine, soit un mois précédant la première émission du bulletin de paie ou au moment de l’embauche, de son droit de s’opposer à l’émission du bulletin de paie sous forme électronique – (D.3243-7 alinéa 1 du Code du travail).
En effet, le salarié a la possibilité de s’opposer à cette forme préalablement ou postérieurement à la première émission du bulletin de paie sous la forme électronique.
Le salarié doit manifester son opposition en le notifiant à l’employeur par tout moyen permettant de lui conférer une date certaine. Sa demande d’opposition prend effet au plus tard 3 mois après la notification – (D.3243-7 du Code du travail).
L’employeur cesse les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité du bulletin de paie émis sous forme électronique au salarié soit lorsque le salarié a atteint l’âge de 75 ans ou pendant une période de 50 ans – (D.3243-8 du Code du travail).
Bulletin de paie et mentions obligatoires
Chaque salarié reçoit un bulletin de paie lors du paiement du salaire qu’importe :
- le nombre des employeurs ;
- le montant et la nature de ses rémunérations ;
- la forme ou la validité de leur contrat.
Une fiche de paie simplifiée est applicable dans les entreprises d’au moins 300 salariés.
Certaines mentions ne doivent pas être inscrites dans le bulletin de paie
Lorsqu’un salarié a exercé son droit de grève, son bulletin de paie ne doit pas mentionner cela ni ses activités de représentant du personnel – (R.3243-4 du Code du travail).
La nature ainsi que le montant de la rémunération de l’activité de représentant du personnel sont précisés sur une fiche annexée au bulletin de paie.
Mentions devant obligatoirement apparaître dans le bulletin de paie
Le bulletin de paie doit indiquer :
- le nom ainsi que l’adresse de l’employeur ;
- le nom et emploi du salarié, sa position dans la classification conventionnelle ;
- le nombre d’heure de travail faisant la distinction entre les heures normales et les heures supplémentaires ;
- la rémunération brute du salarié ;
- le montant et assiette des cotisations et contributions d’origine légale et conventionnelle à la charge de l’employeur et du salarié ;
- le montant total versé par l’employeur ;
- le montant effectif reçu par le salarié ;
- la date de paiement ;
- les dates de congés ainsi que le montant de l’indemnité de congés payés ;
- le numéro de la nomenclature d’activité de l’établissement d’emploi ainsi que le numéro d’inscription de l’employeur au répertoire national des entreprises et des établissements ;
- le montant net à payer avant impôt sur le revenu ainsi que le montant de l’impôt sur le revenu prélevé à la source ;
- le montant des remboursements des frais professionnels ;
- le montant des cotisations de protection réunies dans 5 catégories : chômage, famille, retraite, santé, accidents du travail et maladies professionnelles.
En cas d’inexactitude des montants insérés dans le bulletin, le salarié peut contester cela dans un délai de 3 ans. Ce délai court à partir de la remise de son bulletin – (L.3245-1 du Code du travail).
Dès lors que l’employeur ne respectent pas les conditions de paiement telles que :
- la date ;
- la périodicité ;
- et/ou le mode de paiement ;
L’employeur peut être sanctionné d’une contravention de troisième classe soit 450 euros – (R.3246-1 du Code du travail).
En plus de cette sanctions pénales, l’employeur peut être passible de sanctions civiles. En effet, l’employeur devra verser des dommages et intérêts au salarié pour le préjudice causé.
Fascicule mis à jour le 4 juin 2019.
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