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Consultation des emails de ses salariés : quelles sont les règles

Le régime juridique autorisant l’employeur à consulter les emails de ses salariés repose essentiellement sur la jurisprudence. Bien que le règlement intérieur puisse détailler l’utilisation de la boite de courrier électronique, une grande partie du régime juridique repose sur l’arrêt de référence dit « Nikon » du 2 octobre 2001 de la Ch.Sociale Cour de cass n°99-42.942.

A noter qu’une Charte informatique peut également prévoir les règles applicables en la matière : téléphones, SMS, fichiers divers…

Le principe étant que « le salarié à droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l’intimité de sa vie privée ».  Ainsi, l’employeur ne peut sans violer cette liberté fondamentale, prendre connaissance des correspondances personnelles du salarié.

Pour autant, encore faut-il être en mesure d’identifier le caractère personnel des messages au sein de l’outil informatique qui a été mis à disposition dans le cadre de son travail.

La violation de cette liberté fondamentale est par ailleurs une infraction pénalement sanctionnée.

Pour bénéficier du régime de protection des correspondances, le salarié doit identifier expressément comme étant personnel le courrier en question.

L’email doit donc contenir dans son objet les termes « personnel » ou encore « privé » ou « confidentiel ».

A défaut, le courrier est réputé être professionnel pour l’employeur. Cette présomption permet à l’employeur de lire l’email en l’absence du salarié sans avoir besoin de lui en faire la demande.

Nb : Sur ce point, l’intégralité du matériel de l’entreprise est réputés être à usage professionnel : disque dure, clé USB, téléphone professionnel…

Ch. Sociale – Cour de cass – 9 juillet 2008, n°06-45.800) :  Les connexions Internet sont supposées avoir un caractère professionnel.

L’employeur a donc le droit de consulter et vérifier les sites visités par le salarié en dehors de sa présence et sans son accord. L’employeur pourra donc sanctionner le salarié si d’éventuels abus sont constatés. A condition de pouvoir prouver que ces connexions établies pendant les horaires de travail sont bien le fait du salarié concerné.

A noter qu’un collègue peut également consulter la messagerie professionnelle d’un salarié dont l’absence est prolongée ex : vacances, congés divers, maladie

Ouverture d’un email privé du salarié :

Dans l’hypothèse de circonstances exceptionnelles l’employeur peut être amener à vouloir consulter un email à caractère personnel d’un salarié.

A noter que ces circonstances sont souverainement appréciées par le Juge du fond. La démarche peut donc s’avérer particulièrement risquée et aboutir à un contentieux potentiel.

Pour ce faire, l’employeur ne peut ouvrir le message personnel qu’en présence du salarié concerné ou si ce dernier a été appelé et prévenu. Enfin, il convient de relever que l’employeur ne pourra pas utiliser le contenu du message à des fins professionnelles en raison de son caractère personnel. (Cour de cass. Ch. Sociale 17 juin 2009 n° de Pourvoi 08-40274)

Les SMS

Enfin, la logique est identique avec les SMS échangés par le biais d’un mobile professionnel mis à disposition du salarié. Ces derniers sont consultables sauf s’ils contiennent la mention « personnel » ou « privé ». (Cour de cass. Ch. Sociale 10 février 2015 N° de pourvoi: 13-14779 )

Adresse personnelle

Il est par ailleurs également interdit pour l’employeur de consulter des emails provenant de l’adresse personnelle du salarié. Il s’agit là encore d’échanges protégés par le secret des correspondances. En conséquent, les emails de la messagerie personnelle d’un salarié ne peuvent pas être constitutifs de preuves à l’occasion d’un contentieux. ( Cour de cass. Ch. Sociale. n° 14-15.360 – 26 janvier 2016).

Cette décision sacralise le respect à la vie personnelle des salariés par le biais du fondement du principe du secret des correspondances.

Ce principe est également valable quand bien même cette messagerie personnel serait accessible via l’ordinateur professionnel du salarié. (n° 14-27949  Cour de cass – Ch. Sociale  7 avril 2016)

Instruction

En cas de suspicion ou de concurrence d’activité déloyale, l’employeur peut demander au Juge sur requête et s’il existe une raison légitime, d’effectuer un constat d’huissier d’emails échangés via la messagerie personnelle d’un salarié. A noter dans ce cas, que la recherche de l’huissier ne doit porter que sur les messages et fichiers uniquement en lien avec ce qui est reproché. (n° 16-13082 Cour de cass – 1er Ch. Civile – 20 septembre 2017)

Bon à savoir : L’employeur qui souhaite mettre en place des dispositifs de surveillance des outils informatiques au sein de son entreprise doit en aviser la CNIL. A ce titre, les restrictions mises en place, devront :

–        être justifiées par la nature de la tâche à accomplir et proportionnées au but recherché (article L 1121-1 du Code du travail)

–        Informer préalablement à l’installation les représentants du personnel (Le Comité d’entreprise) (article. L.2323-32 du Code du travail)

–        les salariés concernés devront être informés des dispositifs collectant les informations. (article L 1222-4 du Code du travail)

 

 

Fiche pratique mise à jour le 13 septembre 2018.

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