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Modèle de lettre de justificatif d’absence

L’absence d’un salarié peut être très préjudiciable pour une société et peut dans certaines hypothèses justifier un licenciement pour faute.

En effet, dans le cadre de son contrat et en contrepartie de sa rémunération, le salarié doit fournir une prestation de travail et en conséquent être présent sur son lieu de travail. A ce titre, peu importe la nature de son contrat, l’obligation est la même qu’il soit en CDI ou en CDD. Autrement dit, le salarié peut s’absenter de son lieu de travail qu’avec l’accord préalable de son employeur.

A défaut, le salarié doit justifier son absence le plus vite auprès de son employeur.

Il est important de se renseigner auprès de la convention collective appliquée au sein de l’entreprise. Un délai de 48h est souvent prévu dans lequel le salarié doit justifier son absence.

A noter, que le règlement intérieur de la société peut également prévoir une procédure particulière en cas d’absence injustifiée.

Avant l’expiration de ce délai de 48h l’employeur ne peut qu’essayer de joindre son salarié par téléphone, email ou encore courrier. Ce n’est qu’a l’issue de ce délai qu’il pourra demander par lettre recommandée au salarié de justifier son absence.

Attention, une absence prolongée ne peut jamais être considérée comme une démission.

La procédure d’abandon de poste est également une option si votre salarié ne revient pas.

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Faut-il sanctionner le salarié en cas d’absence injustifiée

En fonction de l’absence, un avertissement ou un blâme seront plus adaptés. Il convient de prendre en considération la durée de l’absence, les fonctions du salarié et par-dessus tout, ses justifications et excuses. C’est en fonction de la réponse de votre salarié que vous pourrez ensuite envisager une sanction disciplinaire.

Dans certains cas, l’absence pourra se justifier et c’est la raison pour laquelle il est opportun de chercher à joindre le salarié absent le plus rapidement possible afin qu’il vous explique rapidement les raisons de son absence. Ex : problème de santé, hospitalisation, impératif familiale…

Si l’employeur souhaite sanctionner le salarié, il ne pourra le faire que dans un délai de 2 mois. Au-delà de ce délai, la faute ne pourra plus être sanctionnée. Pire encore, l’absence pourra même être considérée comme étant tolérée au sein de l’entreprise.

Pour cette raison, l’employeur se doit de réagir vis-à-vis de son salarié passé le délai de 48h.

Que faire en cas d’absence

Dès que vous vous rendez-compte de l’absence (hors retard raisonnable), l’idéal est de chercher à joindre par téléphone votre salarié voire si possible de lui laisser un message sur répondeur. Par la suite, si l’absence se prolonge, vous devez adresser votre lettre le plus tôt possible au domicile du salarié en recommandé avec avis de réception. (Après un délai de 48h)

Il important d’attendre 48h avant d’envoyer la lettre pour s’assurer que votre salarié ne vous a pas fait parvenir son arrêt de travail de son médecin.

La lettre adressée au salarié doit le mettre en demeure de justifier son absence auprès de l’entreprise. La lettre doit également mettre en demeure le salarié de reprendre son poste de travail.

Il est souvent préférable d’envoyer une 2ème mise en demeure de justifier l’absence de votre salarié.

Le licenciement d’un salarié qui peut a posteriori justifier son absence de manière légitime sera sans cause réelle et sérieuse.

Par ailleurs, si vous ne demandez pas à votre salarié de justifier son absence et que vous le sanctionnez, le Conseil des prud’hommes pourra décider que cette sanction est injustifiée et l’annuler. L’annulation de cette sanction, ne vous permettra pas d’en prendre une autre à l’encontre de votre salarié.

Avant de demander à votre salarié absent de se justifier, vérifier si ce dernier n’est pas en arrêt de travail ou en congé : payés, congé familial…

Vérifiez également qu’il n’assiste pas au décès d’un parents, qu’il n’est pas été victime d’un cas de force majeure ou d’un accident du travail…

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Régime juridique du modèle de justification

Il n’existe aucune formalité particulière à respecter dans le cadre de la rédaction de ce courrier. Toutefois, notons qu’il est important de préciser dans la lettre :

  • Les dates de l’absence
  • L’identité du salarié et de l’employeur ainsi que leurs adresses respectives
  • La signature de la lettre ainsi que sa date de rédaction et la qualité du rédacteur

En cas de conflit avec votre salarié, ce document constituera une pièce importante du dossier. Il est donc important d’en conserver une copie précieusement. Une 2ème mise en demeure est également un atout non négligeable dans le dossier en cas de conflit.

 

Trouver notre modèle de lettre de justification à l’attention de votre salarié rédigée par un avocat :


 

(En tête de la société incluant la dénomination sociale et l’adresse du siège)

 

[Lieu- Ville- Date]

[Madame – Monsieur] –

[Titre au sein de la société – Nom de l’employeur]

 

[Nom – Prénom

Adresse du salarié]

 

Madame, Monsieur,

 

Nous avons constaté que vous ne vous êtes pas présenté à votre travail depuis le [—–Date de début de l’absence].

Sans succès, nous avons essayé de vous joindre par téléphone depuis le début de votre absence mais   à ce jour, nous n’avons reçu de votre part aucun justificatif expliquant cette absence.

Face à la désorganisation que cela entraîne pour [la société, votre équipe, le département], nous vous demandons de nous communiquer au plus vite les raisons ainsi que tout document permettant de justifier votre absence.

Vous pouvez nous communiquer lesdits documents à cette adresse : [———adresse email service RH] ou directement à votre responsable : [———-adresse email responsable hiérarchique].

 

Par ailleurs, et en l’absences de justifications nous vous demandons de bien vouloir reprendre votre poste le plus rapidement possible.

Conformément à la législation sociale, nous vous rappelons qu’une absence injustifiée est passible de sanctions. Toute absence non-autorisée à votre poste de travail doit donc être dûment justifiée dans les plus brefs délais.

En l’absence de réponse de votre part, nous serons contraints d’engager une procédure disciplinaire à votre encontre.

 

Dans l’hypothèse où vous auriez déjà repris votre poste, nous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.

 

Je vous prie, [Madame, Monsieur], de bien vouloir recevoir l’expression de nos sincères salutations.

 

Titre – Fonction

Nom – Prénom

Signature


Fiche pratique mise à jour le 12 mars 2018.

Tous droits réservés.

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