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Modèle de convocation à un entretien professionnel ou annuel

Afin d’effectuer un bilan contradictoire sur le travail du salarié, sa progression, ses objectifs, l’employeur doit organiser un entretien annuel d’évaluation.

Attention, il convient de ne pas confondre cet entretien avec l’entretien professionnel qui est un entretien supplémentaire à l’entretien annuel et qui doit avoir lieu tous les deux ans. 

Définition :

Cet entretien est un outil d’évaluation de la performance du personnel pour l’employeur et pour le salarié c’est un moment privilégié pendant lequel il pourra échanger avec sa hiérarchie et faire un point sur ses besoins, ses objectifs, et champ des possibles au sein de la société.

L’employeur profitera également de cet entretien pour détecter des potentiels et piloter les différents plans RH ex : plan de formation, de recrutement, de mobilité etc…

Une évaluation négative du salarié lors de son entretien annuel sera un élément à charge supplémentaire pour justifier une rétrogradation ou un licenciement ou un simple écart de rémunération. A l’opposé, le salarié pourra légitimement se fonder sur les résultats de son évaluation si elle est positive pour demander une revalorisation de sa rémunération ou contester un motif de licenciement type : insuffisance professionnelle, insuffisance de résultat.

A noter que la participation à l’entretien n’est pas une option pour le salarié. Ce dernier étant soumis au lien de subordination qui le lie à son employeur, s’il refuse de s’y rendre, il commet une insubordination. Lors de l’entretien, le salarié est supposé répondre de bonne foi aux questions qui lui sont posées.

Le salarié ne peut se faire assister lors de l’entretien. (Contrairement à un entretien de licenciement)

Pour autant, il n’existe pas dans le Code du travail de disposition obligeant l’employeur à mettre en place des entretiens d’évaluations annuels au sein de son entreprise. Cela se légitime par son pouvoir de direction sur le salarié.

Découvrez notre fascicule sur l’évaluation et évolution du salarié.

 

Comment

L’entretien annuel est mis en place par l’employeur après consultation des instances représentatives du personnel, notamment le comité d’entreprise (CE) et comité d’hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).  Le CHSCT est consulté en raison de la pression psychologique que cet exercice peut entraîner sur les salariés.

Si la société dispose d’un CHSCT est ne le consulte pas, le Juge des référés peut interdire la tenue des entretiens.

Une fois l’avis du CHSCT obtenu il faut transmettre ce dernier au CE (ou à défaut aux délégués du personnel) qui lui aussi doit être consulté préalablement à la mise en œuvre des entretiens. (Article L.2323-32 du Code du travail)

 

Il est important de vérifier s’il n’existe pas de disposition particulière dans la convention collective applicable de la société ou dans un accord collectif.

 

Qui

L’entretien peut être tenu le plus souvent par le responsable hiérarchique direct du collaborateur ou par un membre des ressources humaines. Il n’existe pas de règles particulière encadrant les participant à partir du moment ou cela est cohérent. Ainsi, d’autre acteurs peuvent également intervenir lors de cet entretien.

Il convient toutefois de veiller à la pertinence des évaluateurs notamment pour assurer la crédibilité de l’entretien et l’utilité de l’exercice. Il est souvent préjudiciable pour la société lorsque le salarié a des doutes sur les personnes qui mènent l’entretien.

En effet, une personne non compétente sera estimée comme non à même de mesurer et évaluer la qualité et la valeur du salarié.

 

Préparation

L’entretien annuel se prépare aussi bien des deux côtés : employeur et salarié. Cet entretien doit avoir lieu à un moment favorisant l’échange. Autrement dit, hors période de stress ou de suractivité pour la société.

Il est également important de recueillir les données nécessaires permettant l’analyse objective de la situation et de fixer également les nouveaux objectifs.

Plus généralement l’entretien se déroule de la sorte :

  • Rappel de la fonction, des compétences attendues, des événements principaux
  • Bilan de l’année et résultats des objectifs qui avaient été assignés
  • Evolutions du poste à prévoir et en lien avec les besoins de la société et le projet professionnel du salarié et identification des compétences à acquérir
  • Prévisions de formations liées à l’évolution du salarié et du poste
  • Synthèse
  • Elaboration du compte-rendu
  • Transmission du compte-rendu au service RH.

 

Lorsque l’employeur remet au salarié son compte rendu d’entretien, il lui demande généralement de le signer. Le refus du salarié de signer le compte rendu n’a aucune conséquence sur la validité de l’entretien et de la procédure. En cas de contentieux, la force probante du compte rendu en sera toutefois diminuée.

Dans ce cas de figure, la solution consiste à insérer les remarques et commentaires du salarié dans le compte rendu et seulement ensuite de le faire signer.

Une fois l’entretien terminé, l’employeur ne peut plus le modifier au désavantage du salarié, les Juges ont estimé que cela était constitutif de harcèlement moral.

 

Conseils pratiques

Afin d’optimiser le rendu de l’entretien annuel, il est essentiel d’identifier au préalable les besoins de l’ensembles des acteurs de la société : direction, collaborateurs, CSE etc….

De manière générale, les règles et objectifs doivent être fixées à l’avance. Il est aussi conseillé de prévenir les instances représentatives du personnel pour s’assurer de la coopération de tous les acteurs.

S’agissant de la méthode d’évaluation, il convient de respecter une certaine transparence. (Article L.1222-3 du Code du travail). Les salariés devront être préalablement informés des méthodes et techniques d’évaluation professionnelle les concernant. Ex : affichage, etc…

Les résultats de ces évaluations sont évidemment confidentiels et l’employeur ne peut les communiquer à quiconque à l’exception du salarié évidemment. Le salarié pourra demander une copie du document comportant les résultats de son évaluation ainsi que l’explication de la notation qui a été effectuée. Permettre les salariés de connaître leurs résultats est important dans la mesure où ces derniers sont pris en compte pour la détermination des avancements, promotions, augmentation de salaire, affectation.

Si tel n’est pas le cas, notons, que les délégués du personnel peuvent faire usage de leur droit d’alerte s’ils estiment que les procédés d’évaluation ne sont pas conformes. (Article L.2313-2 du Code du travail)

Enfin, si la méthode d’évaluation collecte des données de manière informatique, l’employeur doit déclarer le dispositif auprès de la CNIL.

 

Important l’entretien professionnel, un entretien supplémentaire à l’entretien annuel :

 

Depuis le 1er janvier 2015, un entretien professionnel est obligatoire tous les deux ans. Ce délai de dans ans est en vigueur depuis le 1er janvier 2015 faisant suite à la promulgation de la loi du 5 mars 2014 relative à la réforme de la formation professionnelle. (Qui instaure notamment le compte personnel de formation (CPF) qui se substitue à l’ancien DIF (Droit individuel à la formation). Cet entretien doit lui aussi permettre d’évaluer les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et ses besoins en matière de formation. Cet entretien n’a toutefois pas vocation à évaluer les performances du salarié. Cet entretien est formalisé à l’article L.6315-1 du Code du travail.

En théorie, l’entretien professionnel s’adresse aux employés ayant au moins 2 ans d’ancienneté mais il peut d’adresser à des salariés ayant une ancienneté inférieure. Il est aussi réalisé à l’occasion d’une reprise d’activité professionnelle, après un congé ou un arrêt de longue durée, retour de congé sabbatique, de congé parental ou encore de soutien familial, après un retour de congé maternité, arrêt maladie de longue durée, mandat syndical. Cet entretien s’applique à toutes les catégories de salariés : cadres, cadres dirigeants, Etam, employés…

Après une période de 6 ans, l’entretien professionnel doit faire l’objet d’un entretien récapitulatif qui permet de vérifier que le salarié a bénéficié du nombre d’entretiens prévus et que ces derniers ont bien débouché sur une progression du salarié : soit au moins une action de formation ou l’acquisition d’une certification professionnelle enregistrée au RNCPC, ou a minima une progression professionnelle. L’entretien annuel est une obligation. Si au bout de 3 entretiens professionnels, c’est à dire, six ans, le salarié n’a pas eu le droit à l’une des trois actions suivantes : formation, augmentation, promotion, son employeur sera pénalisé en abondant son CPF de 100 heures.

 

Trouver ci-dessous notre modèle de lettre de convocation à un entretien professionnel :

Noter que ce modèle convient aussi bien à l’entretien annuel d’évaluation que pour l’entretien professionnel biennal. Il conviendra toutefois de modifier l’objet et la référence au fondement juridique.

Découvrez notre fascicule sur l’évaluation et évolution du salarié.

 

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(En tête de la société incluant la dénomination sociale et l’adresse du siège)

 

 

 

[Lieu- Ville- Date]

[Madame – Monsieur] –

[Titre au sein de la société – Nom de l’employeur]

 

 

 

[Nom – Prénom

Adresse du salarié]

 Objet : [Convocation à entretien professionnel biennal / entretien annuel]

 

[Madame, Monsieur],

 

Nous souhaiterions par la présente vous proposer un entretien professionnel afin de faire le point sur [votre parcours professionnel, – l’année écoulée], conformément [aux dispositions de l’article L.6315-1 du Code du travail – à l’usage de l’entretien annuel d’évaluation].

Cet entretien sera l’occasion d’échanger sur vos projets, vos souhaits ainsi que les attentes et la stratégie de l’entreprise.

Cet entretien se déroulera en présence de [Interlocuteur de l’entreprise présent], le —–[Date de l’entretien] à —–[heure de l’entretien] dans [les locaux de l’établissement —-] dans les [bureaux de —–]

Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer votre disponibilité pour cet entretien par retour d’email à l’adresse suivante : [—-adresse email] si possible avant le [—-Date].

 

Afin de préparer au mieux cet entretien, vous trouverez en pièce-jointe de ce courrier, un document vous permettant de vous préparer au mieux à cet entretien.

[Facultatif :  Ainsi que la fiche descriptive du poste occupé]

 

N’hésitez pas à prendre contact avec…. [Interlocuteur RH en charge de l’entretien] qui reste disponible pour toute question qui vous pourriez avoir sur le sujet.

L’entretien se terminera par un compte rendu qui vous sera notifié. Ce dernier devra être signé par vous et votre interlocuteur lors de cet entretien afin d’être versé à votre dossier individuel.

 

Je vous prie de croire, [Madame, Monsieur], à l’expression de ma considération distinguée.

 

Fait à [——], le [——–]

[Nom, prénom du signataire]

[Titre]

 

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Fiche pratique mise à jour le 14 mars 2018.

 

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