Versement d’indemnités kilométriques : fonctionnement

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L’employeur peut rembourser le salarié qui utilise sa voiture, un vélomoteur, un scooter ou une moto pour ses déplacements professionnels en lui versant des indemnités kilométriques. Ces indemnités sont exonérées de charges, car présumées utilisées conformément à leur objet, lorsqu’elles n’excèdent pas le montant prévu par le barème de l’administration fiscale – (  Arr. 20 déc. 2002, JO 27 déc. ; Arr. 15 févr. 2021, NOR : ECOE2104646A, JO 19ºfévr.).

Contrairement aux frais d’abonnement aux transports collectifs, la prise en charge des frais de carburant n’est pas une obligation pour les employeurs. A noter que le bénéficie de cette prise en charge ne peut être cumulé avec celle prévue pour l’abonnement au transport collectif.

Les modalités du versement d’indemnités kilométriques

Lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles (cas des commerciaux, des formateurs par exemple), l’employeur peut lui rembourser ses frais :

• sur justificatifs des dépenses réelles ;
• ou au forfait, par le biais d’indemnités kilométriques ; le montant de ces indemnités est librement convenu entre les parties, mais s’il excède le barème fiscal, l’employeur doit apporter des justificatifs – (  Cass soc., 16 mai 1991, n^o 89-12.830 ; Cass. soc., 24 sept. 1992, n^o 90-14.871 ; Cass. soc., 22 juill. 1993, n^o 91-10.740 ; Cass. soc., 22 juill. 1993, n^o 91-13.195 ; Cass. soc., 24 mars 1994, n^o 91-16.534).

Bon à savoir : Le remboursement des dépenses réelles (qu’il faudra justifier) ou le versement d’indemnités kilométriques échappent à cotisations sociales si le salarié est contraint de prendre son véhicule. Cette contrainte doit résulter de l’impossibilité d’utiliser les transports en commun soit parce qu’il n’y en a pas ou qu’ils sont incommodés, soit en raison des horaires particuliers de travail. Ces indemnités kilométriques pouvant être cumulées avec le forfait carburant de 200 € par an. Toutefois, si le domicile est éloigné du lieu de travail, il est nécessaire que cet éloignement ne résulte pas de convenances personnelles – (  Circ. min. n^o 2003-07, 7 janv. 2003, abrogée mais reprise au Boss paragraphes 380 et s.).

Les dépenses concernées par le versement d’indemnités kilométriques

S’agissant de la voiture, les indemnités kilométriques correspondent au prix de revient de la voiture. Concrètement, les indemnités comprennent : la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les dépenses de pneumatiques, le carburant et les primes d’assurance. Les frais de garage peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport évalués en fonction du barème – (  Circ. DSS/SDFSS/5B n^o 2005/523, 24 nov. 2005 abrogée mais reprise au Boss). Les contribuables doivent alors déduire des frais exposés la part correspondant à l’usage privé qu’ils font de leur véhicule.

S’agissant des vélomoteurs, scooters ou motos, l’indemnité kilométrique couvre les mêmes frais que ceux prévus pour la voiture. Toutefois, en ce qui concerne les motos, le barème fiscal couvre également les frais d’achat de casques et de protections.

Bon à savoir : Depuis le 1^er janvier 2020, la loi d’orientation des mobilités a remplacé l’indemnité kilométrique vélo par un « forfait mobilités durables » – (L.3261-3-1 du Code du travail). Ce dernier permet la prise en charge de tout ou partie des frais engagés par ses salariés se déplaçant entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail avec notamment leur cycle ou cycle à pédalage assisté personnel.

par Me Alassane Sy
Avocat au Barreau de Paris
Expert en droit du travail

Fascicule mis à jour le 23 août 2021.

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