Salaire : le bulletin de paie papier et électronique

L’hypothèse d’une remise d’un bulletin de paie papier

Tel que le prévoit l’article L.3243-2 du Code du travail, le salarié peut s’opposer à une remise électronique de son bulletin de paie.

En pratique, le salarié pourra faire part de son opposition à tout moment à son employeur. Ainsi, cette opposition pourra intervenir avant ou après la première émission du bulletin de paie électronique. Cette opposition pourra être faite par tout moyen, mais celui-ci devra lui conférer une date certaine.

La demande du salarié devra prendre effet au plus tard dans un délai de 3 mois suivant son opposition ; étant précisé que le salarié dispose de la possibilité de revenir sur son refus.

En cas d’opposition, l’employeur devra donc remettre au salarié un bulletin de paie sous un format papier. Ce bulletin se présentera le plus souvent sous la forme d’une fiche imprimée, avec une écriture indélébile.

Il est formellement interdit à l’employeur de remettre à son salarié un bulletin de paie électronique, si celui-ci s’y est opposé.

 

Le contenu du bulletin de paie

Qu’il s’agisse d’un bulletin de paie papier ou d’un bulletin de paie électronique, le contenu dudit bulletin doit demeurer inchangé.

En effet, les mentions obligatoires devant figurer sur le bulletin de paie resteront identiques. Il en est de même s’agissant des mentions interdites.

L’ensemble desdites mentions sont prévues aux articles R.3243-1 du Code du travail et suivants.

 

La remise du bulletin de paie papier

S’agissant du bulletin de paie papier, l’employeur peut le remettre en main propre au salarié sur le lieu de travail. Il est également possible de le lui adresser par voie postale – (  Cass. Soc., 7 juin 1995, n°91-44.919).

Pour des raisons de preuve, il est conseillé en matière de fiche de paie papier de procéder à une remise en main propre, avec un système d’émargement de manière à pouvoir justifier que la délivrance est effective et conserver une preuve de cette remise en cas de litige.

Sur ce point, l’article L.3243-2 du Code du travail précise que l’employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d’émargement autre que celle permettant de justifier que la somme reçue par le salarié correspond bien à celle figurant sur le bulletin de paie.

Ainsi, le fait pour le salarié d’accepter la remise de son bulletin de paie n’altère pas son droit de le contester – (L.3243-3 du Code du travail).

Il est en outre vivement recommandé au salarié de conserver ses bulletins de paie sans limitation de durée. D’ailleurs, cette information fait partie des mentions obligatoires devant figurer sur le bulletin de paie. En effet, l’article R.3243-5 du Code du travail prévoit que sur le bulletin de paie, il doit être écrit de manière apparente que le salarié est incité à conserver ledit bulletin sans limitation de durée.

En effet, le fait pour un salarié de posséder l’intégralité de ses bulletins de paie est primordial. En effet, la communication des bulletins de paie par le salarié peut être sollicitée dans de nombreuses situations, et notamment pour préparer sa retraite et justifier qu’il a effectivement cotisé pour sa retraite.

En cas de besoin, le salarié pourra demander à son employeur de lui communiquer un duplicata d’un ou plusieurs bulletins de paie. Néanmoins, l’employeur n’est pas tenu légalement de lui fournir ledit duplicata.

 

Le bulletin de paie électronique

Le principe du bulletin de paie électronique

Depuis 2017, sauf en cas d’opposition du salarié, l’employeur peut délivrer au salarié un bulletin de paie sous format électronique. Ainsi, pour que l’employeur délivre à ses salariés des bulletins de paie électronique, il n’est pas tenu de recueillir leur accord. Les salariés doivent simplement avoir la possibilité d’exprimer leur refus.

Cette règle est prévue par l’article L.3243-2 du Code du travail. Cette disposition précise également les conditions de cette remise électronique. En effet, cette remise doit intervenir dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une certaine durée, la confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité.

 

L’exercice du droit d’opposition

Lors de l’embauche, ou un mois avant la première émission d’une fiche de paie électronique, l’employeur devra informer son salarié de l’existence de son droit d’opposition à ce mode de transmission – (D.3243-7 du Code du travail).

Cette information pourra être faite par tout moyen, mais celui-ci devra lui conférer une date certaine.

De son côté, le salarié pourra notifier son refus à l’employeur par tout moyen lui conférant date certaine également. Cette opposition pourra être effectuée en amont de l’émission du premier bulletin de paie ou après cette première émission.

La demande du salarié devra être prise en compte par l’employeur dans un délai de 3 mois au plus tard – (D.3243-7 du Code du travail).

 

La mise en place d’un coffre-fort électronique

Pour l’employeur, la mise en place d’un coffre-fort électronique peut être une solution pour partager avec les salariés les bulletins de paie dématérialisés.

Ce système d’archivage électronique présente l’avantage d’être une solution pratique et sécurisée pour l’entreprise. Cette solution présente également l’avantage de réduire un maximum le recours au papier et présente donc un intérêt économique et écologique.

 

La conservation du bulletin de paie

L’article L.3243-4 du Code du travail prévoit que l’employeur doit conserver dans les locaux de l’entreprise un double de la fiche de paie, sous format électronique et sous format papier, et ce pendant une durée de 5 ans.

Au-delà de ces 5 années, l’employeur doit garantir la disponibilité des fiches de paie dans les conditions suivantes :

  • Soit pendant 50 ans à compter de l’émission de la fiche de paie,
  • Soit pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié – (D.3243-8 du Code du travail).

L’article D.3243-8 du Code du travail ajoute qu’en cas de fermeture du service de mise à disposition du bulletin de paie compte tenu de la cessation d’activité du prestataire assurant la conservation des bulletins de paie émis sous format électronique pour l’employeur ou de la cessation d’activité de l’employeur lorsqu’il assure lui-même cette conservation, les personnes intéressées doivent en être informées au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Cette disposition prévoit également que les personnes intéressées doivent pouvoir récupérer, à tout moment, l’intégralité de leurs bulletins de paie, émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

 

 

Me Mélanie Le Corre

par
Avocat au Barreau de Paris
Expert en droit du travail
MLC Avocat

Fascicule mis à jour le 08 décembre 2023.

Tous droits réservés.

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