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Licenciement et Communication de Pièces au Salarié

En cas de licenciement, certains salariés sollicitent la communication des pièces sur lesquelles l’employeur s’est fondé pour procéder à la rupture de leur contrat de travail.

L’employeur n’est pas en principe tenu de communiquer les pièces justifiant la décision de licenciement toutefois, conformément à la réglementation relative à la communication des données personnelles des salariés – (RGPD), ces derniers peuvent avoir un accès direct à certains documents. (Horaires, pointage…)

L’accès aux éléments justificatifs du licenciement

Aux termes de l’article L.1232-3 du Code du travail, au cours de l’entretien préalable, l’employeur indique les motifs de la décision envisagée et recueille les explications du salarié.

Les Juges de la Cour de cassation rappellent les dispositions de l’article L.1232-3 du Code du travail dans un arrêt rendu le 18 février 2014. Ainsi, les dispositions légales n’imposent pas à l’employeur de communiquer au salarié les pièces susceptibles de justifier la sanction – (  Cass. soc., 18 février 2014, n°12-17557).

En outre, en l’absence de disposition conventionnelle, l’employeur n’est pas soumis à une obligation de transmettre au salarié un éventuel avis du conseil de discipline avant de procéder à la notification du licenciement.

Lorsque la demande du salarié concerne les heures supplémentaires, l’employeur tient à la disposition de l’agent de contrôle de l’Inspection du travail les documents permettant de comptabiliser le temps de travail accompli par chaque salarié – (L.3171-3 du Code du travail).

L’employeur ne peut se prévaloir de la règle selon laquelle « nul ne peut se forger de preuve à soi-même » dans le cadre d’un litige relatif à l’étaiement d’une demande au titre des heures supplémentaires – (  Cass. soc., 18 septembre 2013, n°12-10025).

 

Les règles applicables en cas de litige

En cas de contentieux, il appartient au Juge d’apprécier souverainement les éléments de preuve présentés par l’employeur.

En application de l’article L.1235-1 du Code du travail, si un doute subsiste, il profite au salarié.

Lors de la procédure contentieuse, le Juge peut demander à l’une des parties ou à un tiers de fournir un document qu’il tient à sa possession à la demande de l’autre partie. Par ailleurs, le Juge peut entendre des témoins ou se rendre dans l’entreprise dans le cadre de l’instruction.

Le Juge peut également ordonner une expertise.

 

Appropriation de documents par le salarié à l’insu de l’employeur

Lorsque le salarié subtilise des documents, l’employeur peut être amené à mener une enquête pour vol ou abus de confiance.

La Cour de cassation admet dans certains cas la production de documents subtilisés par le salarié à titre de preuve et cela même à l’insu de l’employeur.

Pour autant, le salarié doit justifier que l’appropriation des documents a eu lieu dans une intention de produire une preuve. Cette appropriation doit avoir eu lieu dans l’exercice de ses fonctions.

Les Juges de la Cour de cassation estiment que les Juges du fond sont tenus de rechercher si les copies de fichiers établies par le salarié licencié pour faute grave sont nécessaires à l’exercice des droits de la défense du salarié lors du litige l’opposant à son employeur à l’occasion de son licenciement – (  Cass. soc., 31 mars 201513-24410).

Le salarié qui, avisé du projet de son employeur de rompre son contrat de travail et ayant subtilisé des documents de l’entreprise dont il a eu connaissance dans l’exercice de ses fonctions, peut les produire dans le cadre d’une procédure prud’homale lorsque ces documents sont nécessaires à l’exercice de sa défense – (  Cass. crim., 16 juin 2011, n°10-85079).

Les limites liées à la protection des données personnelles

Les salariés d’une entreprise doivent être informés par tout moyen de la mise en place d’un système de traitement de leurs données personnelles.

Conformément à l’article L.1222-4 du Code du travail, aucune information concernant personnellement un salarié ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à sa connaissance.

L’employeur qui ne respecterait pas les dispositions du RGPD encourt des sanctions susceptibles d’être prononcées par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).

Ainsi, le droit d’accès aux informations nominatives prévu à    l’article 39 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés est applicable aux documents comptabilisant la durée de travail des salariés – (D.3171-14 du Code du travail).

Par conséquent, le salarié peut demander une copie des systèmes de pointage rassemblant des données personnelles.

Bon à savoir : La communication de certains documents au salarié peut être autorisée par le Juge par voie de référé probatoire.

 

 

Fascicule mis à jour le 18 décembre 2019.

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